İşler büyüdükçe tablolar, e-posta yazışmaları ve birbirinden habersiz çalışan programlar yetmemeye başlar. Bu noktada çoğu işletme aynı soruyla karşılaşır: Piyasadaki hazır bir programı mı kullanmalı, yoksa işine özel yazılım mı geliştirtmeli? Bu rehberde iki seçeneğin güçlü ve zayıf yanlarını, hangi durumda hangisinin mantıklı olduğunu ve karar verirken dikkat etmeniz gerekenleri ele alıyoruz.
Temel fark: siz mi programa uyarsınız, program mı size?
Hazır yazılım, çok sayıda işletmenin ortak ihtiyacına göre tasarlanmış bir üründür. Bir lisans ya da abonelik ücreti ödeyerek hemen kullanmaya başlarsınız; güncellemeleri ve yeni özellikleri üretici belirler. Bu ürünler genellikle iyi test edilmiştir, ama sizin iş akışınızı değil, ortalama bir iş akışını esas alır.
Özel yazılım ise sizin süreçlerinize göre sıfırdan ya da mevcut bir altyapının üzerine geliştirilen bir sistemdir. Ekranlar, adımlar, raporlar ve yetkiler sizin çalışma biçiminize göre kurulur. Buna karşılık analiz, geliştirme ve test için zaman ayırmanız, yayından sonra da bakımını planlamanız gerekir.
Verinin nerede durduğu da önemli bir farktır. Abonelikle kullanılan hazır programlarda veriler çoğu zaman üreticinin sunucularında tutulur ve erişim koşullarını üretici belirler. Özel geliştirilen bir sistemde ise yazılımın nerede çalışacağına, kimlerin hangi bilgiye erişebileceğine ve verilerin nasıl yedekleneceğine siz karar verirsiniz.
Hazır yazılım ne zaman doğru seçimdir?
Her ihtiyaç için yazılım geliştirmek gerekmez. Muhasebe, bordro, e-posta, ekip içi yazışma ya da temel müşteri takibi gibi işler çoğu işletmede benzer şekilde yürür ve bu alanlarda olgunlaşmış hazır ürünler bulunur. Bu tür işlerde hazır bir çözüm genellikle daha hızlı ve daha ekonomiktir. Süreçlerin henüz oturmadığı ve sık değiştiği başlangıç dönemlerinde de hazır bir ürünle başlamak, neye gerçekten ihtiyaç duyduğunuzu görmenizi sağlar.
Hazır bir ürün seçerken şu noktaları kontrol edin:
- Deneme süresinde gerçek işlerinizle test ettiniz mi; ekibiniz programı rahat kullanabiliyor mu?
- Verilerinizi istediğiniz zaman dışa aktarabiliyor musunuz?
- Diğer programlarınızla veri alışverişi için bir API ya da hazır entegrasyon sunuyor mu?
- Kullanıcı sayınız arttığında lisans ücreti nasıl değişiyor?
- Türkçe arayüz, yerel mevzuata uyum ve destek hizmeti yeterli mi?
Özel yazılım ne zaman gerekir?
Hazır programları işinize uydurmak için sürekli ara çözümler üretiyorsanız, büyük olasılıkla özel yazılım gündeminize girmiş demektir. Bazı tipik işaretler şunlardır:
- Aynı bilgi birden fazla programa ya da tabloya elle giriliyor.
- Siparişin, üretimin ya da teslimatın hangi aşamada olduğunu öğrenmek için birilerini aramak gerekiyor.
- İşinizi rakiplerinizden ayıran bir süreç, hazır programların hiçbirinde karşılık bulmuyor.
- Kullandığınız programlar birbiriyle konuşmuyor ve raporlar her ay elle birleştiriliyor.
Örneğin bir üretim firması bayilerinden gelen siparişleri, stok ve üretim planıyla birlikte tek ekranda görmek isteyebilir. Birkaç şubesi olan bir restoran işletmesi, şubelerin stok ve sipariş bilgilerini merkezde toplamak isteyebilir. Paket seans satan bir güzellik merkezi, müşterinin kalan seanslarını ve randevularını tek yerden takip etmek isteyebilir. Bu ihtiyaçlar çoğu zaman özel yazılım ile en temiz şekilde karşılanır.
İkisini birlikte kullanmak
Karar her zaman ya hep ya hiç değildir. Muhasebe gibi standart işlerde hazır bir programı kullanmaya devam edip, işinize özgü süreçler için özel yazılım geliştirebilir ve iki sistemi entegrasyonla birbirine bağlayabilirsiniz. Bir e-ticaret projesinde bu dengenin nasıl kurulacağını e-ticaret sitesi kurarken bilmeniz gerekenler yazımızda anlattık.
Maliyeti yalnızca ilk faturayla ölçmeyin
Hazır yazılımın başlangıç maliyeti düşük görünür; özel yazılımın ise ilk yatırımı daha yüksektir. Ancak doğru karşılaştırma, birkaç yıl boyunca ödeyeceğiniz toplam tutar ve harcayacağınız emek üzerinden yapılır.
- Hazır yazılımda: kullanıcı başına artan lisans ücretleri, ek modüller, uyarlama talepleri ve programın yapamadığı işler için harcanan elle çalışma süresi.
- Özel yazılımda: analiz ve geliştirme emeği, barındırma, güvenlik güncellemeleri, bakım ve yeni ihtiyaçlar için yapılacak geliştirmeler.
Hesaba katılması gereken bir kalem daha vardır: zaman. Ekibinizin her gün tekrar eden işlere harcadığı süre, çoğu zaman yazılımın kendisinden daha pahalıya mal olur.
Bir de geçiş maliyeti vardır. Yıllarca kullanılan bir programdan başka bir sisteme geçmek; verilerin taşınması, ekibin yeniden eğitilmesi ve alışkanlıkların değişmesi demektir. Bugün seçtiğiniz çözümün birkaç yıl sonraki ihtiyaçlarınızı da karşılayıp karşılayamayacağını düşünmek, ileride daha büyük bir maliyetin önüne geçer.
Sözleşmede netleştirilmesi gerekenler
Özel yazılım projesine başlamadan önce sahiplik ve sorumluluk konularını yazılı olarak netleştirin. İleride yaşanabilecek anlaşmazlıkların çoğu bu maddelerin belirsiz bırakılmasından kaynaklanır.
- Kaynak kodun teslim edilip edilmeyeceği ve kullanım haklarının kime ait olacağı.
- Verilerin size ait olduğu ve istediğiniz zaman dışa aktarılabileceği.
- Sunucu, alan adı ve yönetim paneli erişimlerinin firmanız adına tutulacağı.
- Teslim edilecek dokümantasyon ve kullanıcı eğitimi.
- Yayından sonraki bakım, destek ve hata düzeltme kapsamı.
Fikri haklar ve sözleşme maddeleri için bir hukuk danışmanından görüş almanızı öneririz. Çalışacağınız ekibi seçerken sorabileceğiniz soruları dijital ajans seçerken nelere dikkat etmelisiniz yazımızda bulabilirsiniz.
Adım adım ilerlemek riski azaltır
Bir özel yazılım projesini tek seferde, bütün özellikleriyle tamamlamaya çalışmak hem süreyi hem riski artırır. Daha sağlıklı yol, işi aşamalara bölmektir:
- Analiz: Mevcut süreç bütün adımlarıyla çıkarılır; kim, hangi bilgiyi, nereye giriyor ve kim kullanıyor sorularına yanıt aranır.
- İlk sürüm: En çok zaman kaybettiren ya da en kritik iş için sade ama çalışan bir sürüm hazırlanır.
- Test ve eğitim: Sistem gerçek verilerle denenir, kullanıcılar eğitilir ve eski verilerin aktarımı tamamlanır.
- Kullanım ve geri bildirim: Sistemi gerçekten kullanacak kişilerden düzenli geri bildirim alınır.
- İyileştirme: Yeni özellikler, gerçek kullanımda ortaya çıkan ihtiyaçlara göre eklenir.
Sık yapılan hatalar
- Mevcut süreci çıkarmadan doğrudan ekran tasarımına geçmek.
- Sistemi her gün kullanacak çalışanları analiz ve test aşamalarına dahil etmemek.
- İlk sürüme bütün istekleri sığdırmaya çalışıp projeyi gereğinden uzun tutmak.
- Eski verilerin yeni sisteme nasıl taşınacağını son ana bırakmak.
- Yayından sonra bakım ve geliştirme için zaman ve bütçe ayırmamak.
Yayından sonra yazılımın güvenlik güncellemeleri, yedekleri ve sunucu bakımı da planlanmalıdır. Bu konuyu web sitesi bakımı yazımızda ayrıntılı olarak ele aldık. Sahadaki ekipleriniz sistemi telefondan kullanacaksa mobil uygulama mı, mobil uyumlu site mi sorusunu da baştan düşünmekte fayda var.
Doğru soru: hangisi işinize uyar?
Hazır yazılım da özel yazılım da doğru yerde kullanıldığında işinizi kolaylaştırır. Belirleyici olan, yazılımın sizin çalışma biçiminize ne kadar uyduğu ve yıllar içinde sizinle birlikte büyüyüp büyüyemeyeceğidir. Kararı verirken bugünkü ihtiyacınız kadar birkaç yıl sonra nerede olmak istediğinizi de düşünün.
Süreçlerinizi birlikte inceleyip hangi yolun size uygun olduğunu değerlendirmek isterseniz özel yazılım hizmetimizi inceleyebilir, sorularınızı iletişim sayfamızdan bize iletebilirsiniz.